القائمة الرئيسية

الصفحات

لماذا نركز على الأشياء التافه

كيف نتوقف عن إضاعة الوقت في تفاصيل غير مهمة؟ بدءًا من الاجتماعات في العمل التي تستمر إلى الأبد دون تحقيق أي شيء إلى سلاسل البريد الإلكتروني التي تستمر لأسابيع والتي لا تحل المشكلة المطروحة ، يبدو أننا نقضي وقتًا غير عادي في التعامل مع الأمور غير المهمة. 

بعد ذلك ، عندما يلزم اتخاذ قرار مهم ، لا يكاد يكون لدينا أي وقت لتكريسه له.

للإجابة على هذا السؤال ، علينا أولاً أن ندرك سبب غرقنا في الأمور التافهة. ثم يجب أن ننظر في استراتيجيات لتغيير ديناميكياتنا نحو توليد مدخلات مفيدة ووقت للنظر فيها.

لماذا نركز على الأشياء التافه


قانون التفاهة

من المحتمل أنك سمعت عن قانون باركنسون ، الذي ينص على توسيع المهام لملء مقدار الوقت المخصص لها. لكن ربما لم تسمع عن قانون التفاهة لباركنسون الأقل شهرة ، والذي صاغه أيضًا المؤرخ البحري البريطاني والمؤلف سيريل نورثكوت باركنسون في الخمسينيات من القرن الماضي.

ينص قانون التفاهة على أن مقدار الوقت المستغرق في مناقشة قضية ما في منظمة ما يرتبط عكسياً بأهميتها الفعلية في مخطط الأشياء. تحصل القضايا الرئيسية والمعقدة على أقل قدر من المناقشة بينما تحصل القضايا البسيطة والصغيرة على أكبر قدر من المناقشة.

يُعرف قانون التفاهة لباركنسون أيضًا باسم "التخلص من الدراجات" ، بعد القصة التي يستخدمها باركنسون لتوضيح ذلك. يطلب من القراء تخيل اجتماع للجنة المالية لمناقشة جدول أعمال من ثلاث نقاط. النقاط هي كما يلي:

1-اقتراح لبناء محطة للطاقة النووية بقيمة 10 مليون جنيه إسترليني

2-عرض لحظيرة دراجات بقيمة 350 جنيه إسترليني

3-اقتراح ميزانية سنوية للقهوة بقيمة 21 جنيهًا إسترلينيًا

ما يحدث؟

تنتهي اللجنة بالاطلاع على اقتراح محطة الطاقة النووية في وقت قصير. إنه أمر متقدم جدًا بالنسبة لأي شخص أن يبحث حقًا في التفاصيل ، ومعظم الأعضاء لا يعرفون الكثير عن الموضوع في المقام الأول.

. يقترح عضو آخر اقتراحًا معاد تصميمه ، لكن يبدو أنه مهمة ضخمة لدرجة أن بقية أعضاء اللجنة يرفضون النظر فيه.

سرعان ما تنتقل المناقشة إلى سقيفة الدراجات. هنا ، يشعر أعضاء اللجنة براحة أكبر في التعبير عن آرائهم. 

إنهم جميعًا يعرفون ما هي سقيفة الدراجات وكيف تبدو. يبدأ العديد من الأعضاء نقاشًا متحركًا حول أفضل مادة ممكنة للسقف ، ويوازنون الخيارات التي قد تتيح توفيرًا متواضعًا.

أخيرًا ، تنتقل اللجنة إلى البند الثالث: ميزانية القهوة. فجأة ، أصبح الجميع خبراء. إنهم يعرفون جميعًا عن القهوة ولديهم إحساس قوي بتكلفتها وقيمتها.

 قبل أن يدرك أي شخص ما يحدث ، يقضون وقتًا أطول في مناقشة ميزانية القهوة البالغة 21 جنيهًا إسترلينيًا مقارنة بمحطة الطاقة وسقيفة الدراجات معًا! في النهاية ، ينفد وقت اللجنة وتقرر الاجتماع مرة أخرى لاستكمال تحليلها. يبتعد الجميع وهم يشعرون بالرضا ، بعد أن ساهموا في المحادثة

لماذا يحدث هذا

يحدث التخلص من الدراجة لأنه كلما كان الموضوع أبسط ، كلما زاد عدد الأشخاص الذين لديهم رأي حوله وبالتالي المزيد ليقولوه عنه. عندما يكون هناك شيء ما خارج دائرة اختصاصنا ، مثل محطة للطاقة النووية ، فإننا لا نحاول حتى التعبير عن رأي.

ولكن عندما يكون هناك شيء يمكن فهمه بالنسبة لنا ، حتى لو لم يكن لدينا أي شيء ذي قيمة حقيقية نضيفه ، فإننا نشعر بأننا مضطرون لقول شيء ما ، خشية أن نبدو أغبياء. أي أحمق ليس لديه أي شيء ليقوله عن كوخ للدراجات؟ يريد الجميع إظهار معرفتهم بالموضوع المطروح ولديهم شيء يساهمون به.

مع أي قضية ، لا يجب أن نعطي أهمية متساوية لكل رأي يضيفه أي شخص. يجب أن نؤكد على المدخلات من أولئك الذين قاموا بالعمل لإبداء الرأي. وعندما نقرر المساهمة ، يجب أن نضع طاقتنا في المجالات التي لدينا فيها شيء ذي قيمة نضيفه من شأنه تحسين نتيجة القرار.

استراتيجيات لتجنب سقوط الدراجات

الشيء الرئيسي الذي يمكنك القيام به لتجنب إلقاء الدراجات هو أن يكون لاجتماعك هدف واضح. في كتاب The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters ، تقول بريا باركر ، التي لديها عقود من الخبرة في تصميم التجمعات عالية المخاطر ، إن أي تجمع ناجح (بما في ذلك اجتماع العمل) يحتاج إلى هدف محدد ومركّز. 

تقول: "الخصوصية عنصر حاسم."

لماذا وجود هدف واضح بالغ الأهمية؟ لأنك تستخدمه كعدسة لتصفية جميع القرارات الأخرى المتعلقة باجتماعك ، بما في ذلك من سيكون في الغرفة.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، يمكننا أن نرى أنه ربما ليس من الجيد مناقشة بناء محطة طاقة نووية وسقيفة دراجات في نفس الاجتماع. لا توجد خصوصية كافية هناك.

المفتاح هو إدراك أن المدخلات المتاحة بشأن قضية ما لا تحتاج جميعًا إلى النظر فيها. 

الآراء الأكثر استنارة هي الأكثر صلة. هذا هو أحد الأسباب التي تجعل الاجتماعات الكبيرة مع الكثير من الأشخاص الحاضرين ، ومعظمهم لا يحتاجون إلى التواجد هناك ، مضيعة للوقت في المؤسسات. الجميع يريد المشاركة ، ولكن ليس كل شخص لديه أي شيء مفيد للمساهمة فيه.

عندما يتعلق الأمر باختيار قائمة المدعوين ، كتب باركر ، "إذا كان الغرض من اجتماعك هو اتخاذ قرار ، فقد ترغب في التفكير في وجود عدد أقل من الطهاة في المطبخ." إذا كنت لا ترغب في حدوث إيقاع بالدراجات ، فتجنب دعوة المساهمين الذين لا يحتمل أن تكون لديهم معرفة وخبرة ذات صلة.

 الحصول على النتيجة التي تريدها

- مناقشة مدروسة ومتعلمة حول محطة الطاقة تلك - يعتمد على وجود الأشخاص المناسبين في الغرفة.

كما أنه يساعد على تعيين شخص مسؤول عن إصدار الحكم النهائي. عندما نتخذ قرارات من قبل لجنة بدون أحد مسؤول ، فإن التوصل إلى توافق في الآراء قد يكون شبه مستحيل. 

المناقشة تستمر وتطول. يمكن للفرد أن يقرر مسبقًا مدى الأهمية التي يجب منحها للقضية (على سبيل المثال ، من خلال تقدير مدى نجاحها أو فشلها في المساعدة أو الإضرار بالنتائج النهائية للشركة). 

يمكنهم وضع حد زمني للمناقشة لخلق الاستعجال. ويمكنهم إنهاء الاجتماع عن طريق التحقق من أنه قد حقق غرضه بالفعل.

قد لا تكون أي قضية تستدعي الكثير من المناقشات من أشخاص مختلفين هي الأهم في المتناول. تجنب الانزلاق إلى التفاهات غير المنتجة من خلال وضع أهداف واضحة لاجتماعك وإحضار أفضل الأشخاص إلى المائدة لإجراء مناقشة مثمرة وبناءة.

تعليقات

التنقل السريع